آشنايي با مدل تعالي سازماني EFQM ويرايش سال 2020
علي بدوي رييس امكان سنجي، بهينه‌سازي و مهندسي ارزش: با از بين رفتن مرزهاي اقتصادي، رقابت همه‌جانبه در صحنه‌هاي جهاني ابعاد تازه‌اي مي‌يابد. در چنين شرايطي تعالي به عنوان اساسي‌ترين ركن اين رقابت جلوه‌گر مي‌شود. يكي از مدل‌هاي پركاربرد در سطح اروپا وجهان مدل تعالي سازماني EFQM مي‌باشد كه از سال 1989 توسط بنياد مديريت كيفيت اروپا معرفي شده است. آخرين ويرايش مدل تعالي سازماني با عنوان EFQM2020 در اكتبر سال 2019 رونمايي شد. استفاده از اين مدل، فرصتي فراهم مي‌كند كه سازمان به‌صورت يك مجموعه‌ي واحد ديده شود، يك چشم‌انداز جامع داشته باشد و در نهايت سازمان را به يك سيستم پيچيده اما درعين‌حال سازمان‌يافته، تبديل مي‌كند. درست مانند دنياي بزرگ، يك سازمان نبايد به‌صورت يك سيستم خطي، ماشيني و قابل پيش‌بيني تلقي شود، بلكه بهتر است به‌صورت يك سيستم سازگار و پيچيده درك شود كه از انسان‌هايي تشكيل شده كه در يك دنياي پويا، به همديگر وابستگي متقابل دارند. هر سازماني كه از مدل EFQM استفاده مي‌كند:
متوجه مي‌شود كه در فضاي خلأ فعاليت نمي‌كند. درك مي‌كند كه بخشي از يك اكوسيستم بزرگ‌تر و پيچيده است كه در اين سيستم، ساير بازيگران، شناخته‌شده و ناشناس، مي‌توانند به پيشرفت سازمان كمك كرده يا مانع از پيشرفتش شوند و مي‌فهمد كه به نفعش است كه در فرصت‌هاي يادگيري و رشدي كه از طرف ساير اعضاي اكوسيستم فراهم مي‌شود، شركت كند.
فرصت رهبري در حوزه‌ي نفوذ خود را مي‌پذيرد، مانند يك الهام‌بخش براي سايرين رفتار مي‌كند و نشان مي‌دهد كه چه چيزي را مي‌توان به نفع خود و سايرين به دست آورد.
درك مي‌كند كه با سرعت و حجم روزافزون تغييرات مواجه خواهد شد و اينكه بايد آماده باشد چالش‌هاي مديريت امروزه را پيش‌بيني كند و به‌طور مناسب به آنها پاسخ دهد و درعين‌حال، آينده را پيش‌بيني كند و مطمئن شود كه براي آن آمادگي دارد.
معني اصلي منطق مدل EFQM، ارتباط ميان مبناي وجودي و استراتژي يك سازمان است و چگونه از آن براي كمك به ايجاد ارزش پايدار براي مهم‌ترين ذينفعان آن و ايجاد نتايج ممتاز، استفاده مي‌كند. ساختار مدل EFQM بر اساس منطق ساده اما قدرتمندِ اين سه سوال است:
اين سازمان «چرا» وجود دارد؟ كدام مبناي وجودي را دنبال مي‌كند؟ چرا اين استراتژي خاص را دنبال مي‌كند؟ (جهت‌گيري)
قصد دارد «چگونه» مبناي وجودي و استراتژي خود را محقق كند؟ (اجرا)
تا به امروز، درواقع به «چه چيزي» دست پيدا كرده است؟ قصد دارد «فردا» به چه چيزي برسد؟ (نتايج) .
براساس همين ساختار مدل به سه بخش مهم «جهت‌گيري»، «اجرا» و «نتايج» تقسيم شده است.
در ادامه به معرفي معيارها و جزو معيارهاي اين مدل مي‌پردازم:
بخش جهت‌گيري:
اين بخش شامل دو معيار مي‌باشد كه عبارتند از:
معيار 1) مبناي وجودي، چشم‌انداز و استراتژي: شامل جزو معيارهاي «تعريف مبناي وجودي و چشم‌انداز»، «شناسايي و درك نيازهاي ذينفعان»، «شناخت اكوسيستم، قابليت‌هاي خود و چالش‌هاي اصلي»، «توسعه استراتژي» و «طرح‌ريزي و پياده‌سازي سيستم مديريت حاكميت و عملكرد» است.
معيار 2) فرهنگ سازماني و رهبري: شامل جزو معيارهاي «راهبري فرهنگ سازماني و تقويت ارزش‌ها»، «خلق شرايطي براي تحقق تغيير»، «توانمندسازي خلاقيت و نوآوري»، «متحدشدن و مشاركت در مبناي وجودي، چشم‌انداز و استراتژي» است.
بخش اجرا:
اين بخش شامل سه معيار مي‌باشد كه عبارتند از:
معيار 3) تعامل نزديك با ذينفعان: شامل جزو معيارهاي «مشتريان: ايجاد روابط پايدار»، «كاركنان: جذب، مشاركت دادن، حفظ وتوسعه»، «ذينفعان دولتي و كسب‌وكار – تأمين و حفظ حمايت مداوم»، «جامعه: كمك به توسعه، رفاه و شكوفايي» و «شركا و تأمين‌كنندگان: ساختن روابط و تضمين حمايت براي ايجاد ارزش پايدار» است.
معيار 4) ارزش آفريني پايدار: شامل جزو معيارهاي «طرح‌ريزي ارزش و نحوه‌ي ايجاد آن»، «ارتباطات و فروش ارزش»، «تحويل ارزش» و «تعريف و پياده‌سازي تجربيات كلي» است.
معيار 5) پيشبرد عملكرد و تحول: شامل جزو معيارهاي «پيشبرد عملكرد و مديريت ريسك»، «تحول سازمان براي آينده»، «پيشبرد نوآوري و استفاده از فناوري»، «بهره‌گيري از داده‌ها، اطلاعات و دانش» و «مديريت دارايي‌ها و منابع» است.
بخش نتايج:
اين بخش شامل دو معيار مي‌باشد كه عبارتند از:
معيار 6) برداشت‌هاي ذينفعان: شامل «نتايج برداشتي مشتريان»، نتايج برداشتي كاركنان»، «نتايج برداشتي ذينفعان حاكميتي و كسب‌وكار»، «نتايج برداشتي جامعه» و «نتايج برداشتي تأمين‌كنندگان و شركا» است.
معيار 7) عملكرد استراتژيك و عملياتي: شامل «دستاوردهاي تحقق مبناي وجودي و ايجاد ارزش پايدار»، «عملكرد مالي»، «تحقق انتظارات ذينفعان كليدي»، «دستاورد اهداف استراتژيك»، «دستاوردها در پيشبرد عملكرد»، «دستاوردها در پيشبرد تحول» و «سنجه‌هاي پيش‌گويانه براي آينده» است.
منطق تشخيصي رادار (RADAR)
منطق رادار (RADAR) مخففي است كه EFQM از آن، براي توضيح منطقِ ابزار تشخيصي استفاده مي‌كند كه براي كمك به هر سازماني، آن را توسعه داده است:
روش كاري خود را بهتر مديريت مي‌كند.
نقاط قوت و فرصت‌هاي پيشرفت فعلي خود را تشخيص مي‌دهد.
در واقع، منطق RADAR در بالاترين سطح بيان مي‌كند كه يك سازمان بايد:
نتايجي كه هدفشان دستيابي به بخشي از استراتژي سازمان است را تعيين كند.
تعدادي رويكرد داشته باشد كه نتايج موردنياز را هم در حال حاضر و هم در آينده محقق سازند.
اين رويكردها را به‌طور مناسب اجرا كند.
به منظور يادگيري و بهبود، رويكردهاي به‌كار برده شده را ارزيابي و اصلاح كند.
تغييرات ويرايش 2020 نسبت به ويرايش 2013
مدل تعالي سازماني EFQM2020 نسبت به ويرايش 2013 تغييرات عمده‌اي داشته است كه به برخي از آنها اشاره مي‌شود: مدلEFQM2020، فاقد مفاهيم بنيادين بوده و ليكن برپايه اهداف 17 گانه توسعه پايدار ملل متحد مي‌باشد. داراي سه بخش جهت‌گيري، اجرا و نتايج بوده و معيارهاي توانمندساز ندارد.
داراي 7 معيار و 23 جزو معيار و 112 نكته راهنما مي‌باشد. اين مدل تاكيد بر عملكرد بهتر و ارتقاي سازمان در چارچوب اكوسيستم كسب‌و كار را دارد. براي اولين‌بار در مدل EFQM2020 مفهوم تعالي حذف و به بجاي آن «سازمان ممتاز (برجسته) » عنوان شده است. تاكيد مدل بر رهبري تحول و تفكر ساختارشكن (برهم زننده/ ويرانساز) دارد. بر پيش بيني آينده، تمركز بر سيستم‌هاي هوشمند، (سيستم‌هاي رباتيك) و رويكرد اقتصاد چرخشي تاكيد ويژه‌اي دارد. عنوان معيار رهبري به «رهبري و فرهنگ سازماني» تغيير كرده است و بر فرهنگ بهبود مستمر و تمركز بر ذينفعان كليدي و ارزش‌آفريني پايدار براي آنها تاكيد دارد. جملات شفاف، ساده و قابل فهم در اين مدل به‌كار رفته و زبان مديريتي و معرفي مفاهيم نوين مديريتي نظير تفكر ساختارشكن، اقتصاد چرخشي و... به‌كار گرفته شده است. مجموع امتياز معيارهاي غير از نتايج نيز به 600 امتياز افزايش پيدا كرده است.
تغييرات منطق رادار در مدل EFQM2020
ماتريس رادار از 2 ماتريس به 3 ماتريس براي جهت‌گيري، اجرا و نتايج تغيير كرده است . تخصيص امتياز به هر جزو معيار در ماتريس رادار در دامنه 10 امتيازي است. ماتريس رادار در جهت‌گيري داراي 3 عنصر، حاوي 4 ويژگي و ماتريس رادار در اجرا داراي 3 عنصر، حاوي 6 ويژگي است. ويژگي «همسويي» در عنصر رويكرد مختص بخش اجرا، ويژگي «انعطاف‌پذيري» در عنصر جاري‌سازي بخش اجرا، ويژگي «ارزيابي و درك شده» و «يادگيري و بهبود» در عنصر ارزيابي و اصلاح بخش‌هاي جهت‌گيري و اجرا معرفي شده است.
ويژگي‌هاي «درستي» و «بخش بندي» در ويرايش 2013 ميلادي با هم ادغام و ويژگي جديد تحت عنوان «قابل استفاده بودن داده ها» در ويرايش 2020 ايجاد شده است . دوره ارزيابي به جاي روند سه ساله، براساس روندهاي حاصله طي چرخه برنامه‌ريزي استراتژيك سازمان در ويژگي بخش نتايج مي‌باشد. ويژگي جديد «تمركز برآينده» در قسمت عملكرد بخش نتايج معرفي شده است.
تغييرات در فرآيند ارزيابي
توصيه‌كننده راهكارهاي مقابله با چالش‌هاي فرا روي سازمان
ايجاد امتياز توسعه تخصصي فردي ارزيابان داراي معيارهاي مختلف (CPD)
تدوين خلاصه مديريتي براساس روش هرمي تعريف چالش‌ها، مشخص نمودن موضوعات براي مديران و ارايه داده‌هاي پشتيبان
سطوح 5 گانه تعالي در تقديرنامه (تقدير نامه 3 ستاره الي 7 ستاره) در بازه امتيازي 100 تايي
ايجاد پايگاه داده ارزيابان به عنوان مرجع تبادل اطلاعات ارزيابان
ثبت الكترونيكي رويكردهاي سازمان متقاضي براساس جزو معيارهاي مدل به همراه ارسال فايل‌هاي ضروري الكترونيكي