استنساخ از گزارش سيد جعفرخان مشيرالدوله در تاريخ ۱۲۷۲ق.
شكل‌گيري وزارت امور خارجه به دستور ناصرالدين شاه قاجار
با استناد به «كتابچه وظايف و تكاليف وزارتخانه‌ها»، به تاريخ ذي‌ا‌لحجه الحرام ۱۲۹۹ق.
اشاره ـ طرز حكومت و تشكيلات دربار و وزارتخانه‌ها و ادارات دولتي و وظايف آنها... بخش نخست از كتاب «نسخ خطي قديمي» را در برمي‌گيرد كه در ابتداي آن نوشته شده است: «استنساخ از گزارش سيد جعفرخان مشيرالدوله در تاريخ ۱۲۷۲ه.ق» و بخش دوم آن حاوي مناقشات با دولت عثماني و واقعه محمره و قرارداد ارزنه‌الروم و توضيحات راجع به حدود ايران و عثماني است. از همين روي، در قسمت دوم از اين گزارش تحقيقي به روايت بخش‌هايي از متن اسناد آرشيو وزارت امور خارجه دارالخلافه قاجار مي‌پردازيم كه اختصاص دارد به «تعريف» و «قانون تكاليف وزارت امور خارجه» در دوره ناصرالدين شاه قاجار.
تعريف «وزارت امور خارجه» ۱۲۷۲ق.
جعفرخان مشيرالدوله كه بعدا وزير امور خارجه مي‌شود، در بخشي از كتاب خطي خود در سال ۱۲۷۲ق. در خصوص تعريف «وزارت امور خارجه» نوشته است: «مقصود از ايجاد وزارت امور خارجه حفظ روابط مملكت با ممالك خارجه است. دولت دربارهاي خارجه وكلاي ديپلوماتيك دارد و دول خارجه نيز وكلاي ديپلوماتيك در دربار ايران دارند و امور بواسطه وكلا و مامورين مي‌گذرد. مامورين ديپلوماتيك از قبيل سفيركبير و وزراءمختار و وزراءمقيم و كارپرداز (شارژه دافر) مي‌باشند و نائب (سكرتر) و وابسته (اطاشه) سفارت نيز اجزاء ديپلوماتيك هستند بعلاوه بعضي مامورين ديگر هست براي امور تجارت و اينها قونسول مي‌نامند و بسه درجه منقسم شده‌اند يعني قنسول جنرال و قنسول و ويس قنسول و مامورين ديگر مترجمين مي‌باشند و قنسول‌ها و مترجمين اجزاء ديپلوماتيك هستند تمام وكلا و اجزاي ديپلوماتيك از قبيل سفيركبير و وزيرمختار و وزيرمقيم و نائب و وابسته و تمام قنسول‌هايي كه از جانب دولت در خارجه مامور هستند در تحت وزارت امور خارجه مي‌باشند. تمام مامورين فوق بايد بامر و فرمان مخصوص پادشاه مامور شوند و اينكه قنسولي از جانب وكيل ديپلوماتيكي در خارجه ماموريت پيدا كند، صحيح نيست و اينكه بعضي اوقات شخصي در فرنگستان بواسطه تعارف كه بوزيرمختار ايران مي‌دهد و مامور شود براي شأن دولت مضر است و هيچ وقت نبايد شخصي را براي قنسولي انتخاب كرد مگر قبل از وقت شناسايي لازمه درباره او معمول شود كه چه‌كاره بوده و هست و شأن و نجابت و اعتبار و لياقت او بچه درجه است والا ممكن است كه دزد يا از حبس گريخته را بقنسول‌گري منتخب شود. چنانچه ديده شده است دولت ايران الحال يك نفر سفيركبير و شش نفر وزيرمختار و قنسول‌هاي متعدد از هر سه درجه در دول خارجه دارد، چون عمده كار مامورين در خارجه حفظ رعاياي ايران است دولت نمي‌بايست مامورين را نگاه دارد مگر در ممالكي كه رعاياي ايران در آن سكونت دارند ولي مابين دولت ايران و بعضي ممالك كه رعاياي ايران در آنها نيست روابط دوستي برقرار است و از اين جهت نگاه داشتن مامورين در آنها بي‌فايده نيست، اما در هر صورت ممكن است كه مخارج وزارت امور خارجه را بتوان بواسطه تخفيف در عدد مامورين كمتر ساخت. وزارت بادارات چند نسبت به كارهاي مختلف كه دارد، منقسم است و هريك از ادارات رييس مخصوص مسوول دارد مثلا ادارات متعلقه بسفارتخانه‌هاي خارجه در ايران و مراسلات سفراء دولت ايران در خارجه.»
ابلاغ دستور ناصرالدين شاه
به وزير امور خارجه ۱۲۹۹ق.
بنابراين اكنون به متن «وظايف و تكاليف وزارتخانه‌ها كه به دستور ناصرالدين شاه» به وزرا ابلاغ شده، مي‌پردازيم. ضمن اينكه، به نقل از كتاب «پنجاه سال تاريخ ناصري» دكتر خانبابا بياني در كتابخانه ايرانشناسي مجلس، هر يك از وزرا هم در ذيل دستورها مراتب اطاعت و مسووليت خود را با خط و مهر خويش به پادشاه اظهار داشته‌اند.
از همين روي، در متن دستور ناصرالدين شاه قاجار درباره «قانون تكاليف وزارت امور خارجه» به ميرزا سعيدخان موتمن‌الملك، وزير خارجه نوشته شده است: «عهود پلتيكي و تجارتي و ساير بتوسط اين وزير با دول سايره منعقد مي‌شود. اين وزير بمدلول فصول معاهدات در صيانت حقوق و حفظ مصالح و رعايت صرفه دولت عليه اهتمام بليغ خواهد نمود به عهده اين وزير است كه باقتضاي اوقات پلتيك دولت عليه را با دول همجوار مقرون بتسهيلات حاليه و منافع ماليه معلوم و پيشنهاد كرده بشرايط آن اقدام كند سفراي كبار و وزراي مختار و جنرال قونسول‌ها و قونسول‌ها و وكيل قونسول‌ها را و هر مامور كه براي خدمات داخله و خارجه امور خارجه است اين وزير معين خواهد كرد دستورالعمل تكاليف مامورين مذكوره و عزل و نصب آنها لدي‌القتضا با اين وزير است اصل و سواد نوشتجات دولتي تماما در دفتر اين وزارتخانه مرتبا ضبط مي‌شود. سواد عهدنامه‌جات عتيقه و جديده و صورت‌نامه‌ها [قراردادها و معاهدات] كه ميان ايران و ساير سلاطين مبادله شده و سواد هر قسم عهد و قرار پلتيكي كه ساير دول در ميان خود بسته‌اند بايد در دفتر اين وزارت موجود بوده و بوقت حاجت بانها رجوع شود. اين وزارتخانه بوسايل قريبه و مقتضيه و بواسطه روزنامه‌جات رسمي و غيررسمي خارجه و از روي اطلاعات مامورين خارجه خود خيالات و مقاصد دول ديگر و مقتضيات و سياسات زمان هر آنچه را كه بحقوق دولت متبوعه خودش بر مي‌خورد همه روز آگاه و بيدار باشد سفرا و مامورين خارجه كه از طرف ايندولت مامورند بمناسبت موضع ماموريت خود از مطالب دايره مطلع و برحسب تعلميات اين وزارت هر يك تكليف خود را ادا خواهند نمود. مراودات اين وزير نسبت بمامورين خارجه و سفراي دول متحابّه بطورهاي دوستانه و مهرانگيز خواهد بود. رسوم و تشريفات را باندازه كه معمول و مقرر است مرعي خواهد داشت در منع جور و آزار و مزيد امنيت و خشنودي ملل غيرمسلمه كه در حمايت و رعيتي دولت عليه هستند حقوق آنها را اين وزير مراقبت خواهد كرد همچنين امرهياكل و معابد آنها و منع مفاسد واقعه نسبت بانها بمراقبت اين وزارتخانه موقوف است معاملات واقفه فيمابين تبعه ايران و رعاياي خارجه آنچه بحكومت وزارت امورخارجه راجع شود به‌طور خوب و عادلانه فيصل خواهد شد و تا هر درجه بحفظ اعتبار تبعه داخله و تقويت حقوق آنها اهتمام خواهد كرد مهر دولتي كه در دفاتر وزارت خارجه است كمتر باسناد معاملات خواهد خورد والا بشرط مقرره كه اعتبار آنمعامله متقين بوده و بعمل املاك مربوط نباشد تجار و اهالي ايران كه در بلاد خارجه اقامت دارند بايد بموجب ثبت صحيح مامورين معروف وزارت امورخارجه بوده و در هر نقطه حمايت دولت عليه بتوسط مامورين ايندولت شامل آنها باشد و برعهده وزير خارجه است كه هر جا سلوك مامورين خود را مغاير امنيت و رضامندي تبعه اين دولت ببيند فورا در رفع اينحالت و تغيير مامور اهتمام نمايد. نشان و امتيازات كه به دست وزارت خارجه بمامورين و اهالي خارجه داده مي‌شود برعهده اين وزير واجبست كه نگذارد بيموقع و نالايق داده شود و در اعتبارات نشان دولت اهتمام بليغ نمايد. در نظم تذكره مرور كه رعايا و اهالي داخله بخارج مملكت سفر كنند و ترتيب و انتظام ثبت مسافرين و دانستن عدد اشخاصيكه در خارج اقامت كرده يا معاودت نموده‌اند، تكليف اين وزارتخانه است اين وزارتخانه بتوسط مامورين مخصوص خود از امور سرحديه و تجاوزات اهالي و عشاير سرحدنشين مطلع و در مطالعه و مواظبت آن مكلف است اداره نشانهاي دولتي كليه چه در داخل و چه در خارجه بعهده وزير خارجه محول مي‌شود كه بانتظام و حفظ مراتب و نگاهداري اعتبارات و ثبت و ربط آن مواظبت نمايد. عمده تكاليف وزير خارجه اين است املاكي را كه الي‌حال من‌غيرحق و مخالف عهود دولتي باقتضاي بعضي معاملات شخصيه به دست تبعه خارجه افتاده است از تصرفات آنها منزع و كليه از يد آنها مستخلص نمايد.»